RFID para rastrear archivos y gestionar documentos

A medida que aumenta el número de documentos generados y almacenados en el mundo empresarial actual, el seguimiento eficiente y preciso de los documentos se ha convertido en un problema clave. Estos documentos son muy importantes y tienen un importante valor legal, financiero o histórico, como contratos corporativos y certificados de patentes. Pueden contener información sensible, como información de identidad personal y secretos comerciales.

Los hospitales, los bancos, las compañías de seguros, las agencias gubernamentales y otras organizaciones tradicionalmente se basan en el archivo manual y el escaneo de códigos de barras para el seguimiento y gestión de documentos, lo que lleva mucho tiempo, es propenso a errores y es difícil de expandir. Ahora, el sistema de seguimiento de archivos RFID proporciona una solución poderosa a estos desafíos, utilizando la tecnología de identificación por radiofrecuencia para rastrear y gestionar documentos en tiempo real, lo que mejora en gran medida la eficiencia del trabajo.

Ventajas del sistema de seguimiento de archivos RFID

A diferencia del escaneo de códigos de barras que requiere una visión clara, la tecnología sin contacto de la RFID permite leer etiquetas rápidamente, incluso en áreas con dificultades visuales o ambientales. Esta ventaja también se extiende al reconocimiento por lotes, lo que permite rastrear eficientemente múltiples proyectos al mismo tiempo sin necesidad de escanear por separado.

Entre las diferentes opciones de frecuencia rfid, la RFID de ultra alta frecuencia (uhf) brilla por sus ventajas únicas. En comparación con los sistemas de alta o baja frecuencia, UHF tiene las siguientes ventajas:

1.Lectura / escritura rápida: el intercambio de información entre etiquetas y lectores es rápido, por ejemplo, el lector RFID hprt rf2 puede leer hasta 200 etiquetas por segundo.

2.Rango de lectura largo: localizar los proyectos marcados desde la distancia para mejorar la eficiencia.

3.Gran almacenamiento de datos: almacenar más detalles sobre cada proyecto en la propia etiqueta.

En comparación con otros sistemas y métodos de gestión, la tecnología RFID tiene la capacidad de hacer inventario automático rápido a gran escala, posicionamiento preciso en tiempo real y gestión eficiente de la información, lo que mejora significativamente la eficiencia y precisión de la gestión de archivos.

¿¿ quién necesita un sistema de seguimiento de archivos rfid?

Entornos comerciales masivos como bancos, hospitales y agencias gubernamentales han encontrado que los sistemas de documentos de seguimiento RFID son eficientes, además de que estos sistemas son buenos para gestionar documentos que han pasado por varias etapas de procesamiento.

Además, para entidades esenciales para la confidencialidad de la información, como las empresas jurídicas y las agencias de seguridad, las poderosas funciones de Seguridad de la RFID la convierten en una herramienta indispensable.

Cómo funciona el sistema de seguimiento de archivos RFID

El sistema de seguimiento de archivos RFID rastrea la ubicación de los documentos utilizando etiquetas rfid.

1. marcar archivo

En la fase inicial, las impresoras RFID se utilizan para imprimir etiquetas RFID UHF por lotes y codificarlas con información, que luego se pega al material de archivo, generalmente bolsas o cajas de documentos.

2. enlazar archivos a la ubicación

Posteriormente, el terminal RFID portátil escanea la etiqueta RFID UHF en el archivo que está listo para ser puesto en los estantes, luego escanea la etiqueta de ubicación del estante, vincula el archivo con su ubicación de almacenamiento y lo registra en el sistema de software de seguimiento de archivos.

3. recuperación de documentos

Cuando es necesario localizar un documento específico, el lector RFID se puede utilizar para consultar y verificar sus detalles, proporcionando rápidamente los estantes y ubicaciones exactas, haciendo que la búsqueda sea rápida y eficiente.

Debido a que los documentos y archivos suelen estar hechos de papel fácilmente dañado u otros materiales frágiles, el uso de la tecnología RFID puede evitar la gran cantidad de tiempo que suele pasar buscando en los archivos y reducir el riesgo de daños.

Además de la recuperación de documentos, el sistema de seguimiento de documentos RFID también facilita la gestión digital de tareas como el inventario de documentos rfid, el préstamo, la devolución y la inspección de inventario en los archivos rfid.

Hardware RFID en el sistema de seguimiento de archivos

Los sistemas de seguimiento de archivos RFID suelen incluir etiquetas rfid, lectores rfid, impresoras RFID y software de seguimiento de archivos rfid.

Hprt proporciona una amplia gama de matrices de hardware rfid, adecuadas para el establecimiento de sistemas de seguimiento de archivos rfid. En particular, nuestras impresoras de etiquetas RFID de alto rendimiento son buenas en la producción de etiquetas de código de barras RFID UHF de varios tamaños, con una precisión de hasta 600dpi. Incluso en condiciones adversas como Alta humedad, alta temperatura y ambiente polvoriento, estas impresoras pueden proporcionar una salida estable y una impresión de alta intensidad que dura mucho tiempo.

Además, el lector RFID portátil hprt rf2, ampliamente utilizado, utiliza la comunicación Bluetooth para conectarse con pda, teléfono móvil, tableta, etc., con las características de larga distancia de lectura y alta tasa de lectura grupal. El terminal RFID está equipado con una batería de litio de gran capacidad de 5.200 mah, que garantiza un rendimiento duradero y admite más de 12 horas de operaciones normales de escaneo y 2 horas de escaneo continuo.

Los productos de hardware RFID de hprt se utilizan ampliamente para rastrear documentos de diversas industrias, incluyendo comercio minorista, ropa, almacenamiento, logística, atención médica, finanzas y fabricación.

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