Cómo elegir el software de restaurante adecuado para su restaurante pequeño o mediano
El software de restaurante puede hacer su vida más fácil. También puede crear un caos.
Un sistema POS, una aplicación de pedidos en línea, una herramienta de programación y una plataforma de inventario pueden funcionar bien por sí mismos. Pero si no comparten datos, o si los pedidos no llegan a la impresora adecuada, su personal se convierte en la integración.
La buena noticia es que no es necesario comparar todas las plataformas de restaurantes en los EE.UU. Comience con cinco decisiones que importan para su operación diaria. Esta guía le guiará a través de ellos, le mostrará los errores que debe evitar y le ayudará a probar el flujo de trabajo completo de pedido a impresión antes de firmar un contrato.
¿Qué es el software de gestión de restaurantes?
El software de gestión de restaurantes es el grupo de herramientas digitales utilizadas para aceptar pedidos, aceptar pagos, administrar menús, programar empleados, rastrear inventario, comunicarse con los huéspedes y revisar el rendimiento empresarial. La mayoría de las plataformas están basadas en la nube y se venden a través de suscripciones mensuales o anuales.
Eso suena a mucho porque lo es, pero la mayoría de los pequeños restaurantes no necesitan todas las categorías.
¿Necesita cada restaurante una pila de tecnología completa?
¡No! No!
Un café de barrio puede necesitar un punto de venta, procesamiento de pagos, informes básicos y una impresora de recibos. Una pizzería pesada en entregas puede preocuparse más por la sincronización de menús, la agregación de pedidos e impresión automática de boletos. Un restaurante de servicio completo puede necesitar gestión de mesas y enrutamiento separado para la cocina, el bar y la estación de postres.
Tu tipo de restaurante debe decidir qué viene primero:
Tipo de restaurante | Empieza con |
Café, panadería o pequeño mostrador | POS, pagos, informes básicos, impresión de recibos |
Restaurante de servicio rápido | Entrada rápida de pedidos, modificadores, enrutamiento de cocina, pedidos en línea |
Restaurante de servicio completo | Tablas, cheques divididos, reservas, enrutamiento de estaciones, permisos del personal |
Restaurante para llevar o entrega | Sincronización de menús, agregación de entregas, impresión automática de pedidos |
Camión de comida o pop-up | Tablet o móvil POS, hardware compacto, opciones inalámbricas |
Grupo de restaurantes en crecimiento | Menús centrales, informes de múltiples ubicaciones, inventario, herramientas de fuerza de trabajo |
Si la entrega es una parte importante de su negocio, comience comprobando cómo la plataforma recibe e imprime pedidos del mercado. La guía de HPRT para las impresoras de recibos de Uber Eats explica las preguntas básicas de conexión e impresión.
Comprueba rápida: ¿Cuántos sistemas toca su equipo entre el momento en que llega un pedido y el momento en que la comida sale de la cocina? Cada entrega manual es un lugar donde un pedido puede retrasarse o perderse. |
Las cinco decisiones que más importan
1. Soluciona primero tu problema más grande
No empiece con una lista de marcas de software. Comience con la parte del cambio que causa más problemas.
¿Qué descansos hay durante los 30 minutos más ocupados?
¿Qué está pasando mal? | Qué evaluar primero |
El pago es demasiado lento | Restaurante POS y flujo de pago |
Los pedidos en línea se realizan a mano | Orden en línea o agregación de pedidos |
Los billetes van a la estación equivocada | Reglas de enrutamiento de cocina e impresora |
El costo de los alimentos no está claro | Inventario, compras y costos de recetas |
Los gerentes pasan horas en horarios | Planificación de la fuerza de trabajo |
Las reservas y listas de espera son desordenadas | Gestión de invitados y mesas |
Los clientes rara vez vuelven | Lealtad y compromiso con el cliente |
Si no puede describir el problema en una frase, no está listo para comprar el software. Una demostración de producto puede hacer que cada característica parezca útil. Un problema claro te ayuda a ver qué características realmente importan.
2. Compre la pila mínima que necesita
La mayoría de los restaurantes pequeños necesitan un núcleo simple: POS y pagos, gestión de pedidos, informes básicos y una manera fiable de imprimir recibos o boletos de cocina.
Añadir otra herramienta solo cuando resuelva un problema real. Por ejemplo:
· Agregar pedidos en línea cuando los clientes necesitan un canal directo de comida para llevar o entrega.
· Agregar agregación de entrega cuando el personal está copiando pedidos de varias tabletas.
Agregar software de inventario cuando las decisiones sobre el costo de los alimentos se basan en adivinaciones.
· Agregar software de programación cuando la planificación de turnos y las horas extras son difíciles de controlar.
Agregar software de lealtad cuando las visitas repetidas son una clara prioridad de crecimiento.
Si su sistema de inventario o cocina también produce etiquetas de fecha, rotación o ingredientes, incluya ese flujo de trabajo en la prueba. La guía de etiquetado de preparación de alimentos de HPRT muestra los tipos de información que los equipos de restaurantes necesitan comúnmente en esas etiquetas.
El mapa a continuación agrupa las plataformas de software de restaurantes representativas de los Estados Unidos por función. Utilizalo para entender el mercado, no como una lista de compras.
El paisaje del software del restaurante estadounidense. Solo plataformas representativas; La inclusión no constituye un respaldo o una compatibilidad HPRT confirmada.
3. Decidir entre una plataforma y herramientas separadas
Una plataforma todo en uno suele ser más fácil de configurar. Herramientas separadas pueden darle características más profundas. Ninguna opción es automáticamente mejor.
Elija una plataforma todo en uno cuando desee menos proveedores, un solo contacto de soporte y un flujo de trabajo estándar. Observe el bloqueo de pago, el hardware necesario y los módulos adicionales que aumenten el precio.
Elija herramientas separadas cuando ya tenga un POS fiable o necesite una función avanzada de reserva, inventario, programación o marketing. Observe datos duplicados, suscripciones adicionales y responsabilidades de soporte poco claras.
Pregunte al proveedor: ¿Qué características están integradas en su plataforma y cuáles dependen de una integración de terceros o una suscripción separada? |
4. Agrega el costo real
El precio inicial mensual no es el número que importa. El número real es lo que cuesta el sistema durante un mes normal en su restaurante.
Incluye:
· Tarifas de suscripción base y por ubicación
· Cargos por terminal o por usuario
· Tarifas de procesamiento de pagos
· Orden en línea o tarifas por pedido
· Entrega, contabilidad, lealtad y otras integraciones
· Compra o alquiler de hardware
· Instalación, configuración de menú, capacitación y migración de datos
· Costos de soporte premium y cancelación
Luego pregunte qué sucede con el precio cuando agrega un registro más, otro canal de pedido o una segunda ubicación. Un sistema que parece asequible hoy en día puede llegar a ser caro a medida que el restaurante crece.
5. Asegúrese de que cada orden llegue al lugar correcto
Aquí es donde la elección de software se convierte en una decisión de hardware.
Una demostración suave en un ordenador portátil no prueba que un pedido de cena llegue a la impresora de parrilla, la bebida llegue al bar y el recibo del cliente se imprimirá en el mostrador frontal. Prueba cada estación por separado.
En el mostrador frontal
Busque carga rápida de papel, conectividad estable, recibos legibles de 80 mm y velocidad suficiente para el pico de pago. La HPRT TP80N-H es un ejemplo de una impresora compacta de recibo térmico directo con conectividad USB y Ethernet. Todavía necesita ser probado con la aplicación POS exacta, el sistema operativo y el controlador que planea usar.
¿Necesitas una lista de control de hardware más amplia? Consulte la guía de compra de impresoras de recibos de HPRT para empresas minoristas y de restaurantes.
Con una tableta o un POS móvil
Compruebe si el punto de venta requiere Bluetooth, Wi-Fi, Ethernet o una impresora aprobada por el proveedor. El HPRT TP808 proporciona interfaces USB, seriales y Ethernet estándar con Bluetooth y Wi-Fi opcionales, además de controladores y SDK para varios entornos operativos. Estas opciones son útiles para la evaluación, pero no reemplazan las pruebas de compatibilidad específicas de la plataforma.
En la cocina
Los boletos de cocina deben ser difíciles de perder y fáciles de rutar. Si los entradas, bebidas y postres van a diferentes estaciones, confirme que el POS admite la impresión de pedidos de cocina dividida antes de comprar impresoras adicionales.
Un modelo dedicado como la impresora de cocina HPRT KP806C agrega características diseñadas para entornos ruidosos y exigentes, incluyendo alertas de pedidos, detección de toma de papel, reimpresión de errores y montaje en pared. La pregunta clave sigue siendo la misma: ¿el software seleccionado soporta el modelo exacto y la configuración de enrutamiento?
Para pedidos en línea y entrega
Pregunte si los pedidos se imprimen automáticamente o si un empleado debe aceptarlos y volver a introducirlos. Si la plataforma es compatible con la impresión en la nube, aprenda cómo el trabajo de impresión viaja desde el sistema de pedidos al restaurante y qué sucede cuando falla la conexión a Internet. La visión general de HPRT de las aplicaciones de impresoras POS en la nube en el servicio de alimentos explica dónde este tipo de flujo de trabajo puede ayudar.
Antes de comprar: Pida al proveedor o integrador de software que confirme por escrito el modelo exacto de la impresora. USB, Ethernet, Bluetooth o Wi-Fi describe la conexión. No garantiza la compatibilidad a nivel de aplicación. |
Los peores errores de software de restaurantes a evitar
1. Comprar características que no tiene tiempo para usar
Una larga lista de características puede parecer un mejor valor. Pero los módulos no utilizados todavía agregan coste, capacitación y ajustes de menú.
Cómo evitarlo: Elige la configuración más pequeña que solucione el problema actual. Añade otro módulo cuando puedas explicar quién lo usará y qué resultado esperas. |
2. Creer que “se integra con” significa “incluido”
Una integración puede requerir otra suscripción, una cuota de implementación o una cuenta de terceros. También puede mover solo parte de los datos que espera.
Cómo evitarlo: Pida al proveedor que muestre la integración en vivo y enumere por escrito cada tarifa adicional, cuenta y limitación. |
3. Elegir el software antes de comprobar el soporte de la impresora
Los restaurantes a menudo eligen primero un punto de venta y asumen que su impresora existente funcionará. Esa suposición puede conducir a la sustitución de hardware o manejo manual de pedidos.
Cómo evitarlo: Compruebe la lista de dispositivos compatibles antes de firmar. A continuación, pruebe la impresión de recibos, el enrutamiento de la cocina, las reimpresiones, la recuperación del papel y los pedidos en línea con el hardware exacto. |
4. Ignorar lo que sucede cuando la red falla
Los sistemas en la nube son convenientes hasta que la conexión cae durante el almuerzo.
Cómo evitarlo: Pregunte qué tareas siguen funcionando fuera de línea, si los pagos pueden continuar, si la impresión local de la cocina continúa y cómo se sincronizan los pedidos después de que vuelva la conexión. |
5. Dejar que solo el propietario pruebe el sistema
El propietario ve los informes. El cajero ve el diseño del botón. La cocina ve la claridad de los billetes. No están probando el mismo producto.
Cómo evitarlo: Incluya a un cajero, servidor, empleado de cocina y gerente en la prueba. Un paso confuso repetido cientos de veces tendrá más importancia que una función de tablero de control usada una vez al mes. |
Cómo probar el software de restaurante antes de comprar
No pruebes solo durante una presentación de ventas. Pruebe el flujo de trabajo que su equipo usará un viernes por la noche.
Crear:
· Una comida en orden con modificadores y notas de alergia
· Un pedido para llevar y un pedido en línea que llegan al mismo tiempo
· Un pago dividido, descuento, nulidad y reembolso
· Artículos encaminados a estaciones de cocina o bar separadas
· Reimpresión de recibo y billete de cocina
· Un error de papel o de tapa abierta
• Interrupción y recuperación de la red
Una nueva cuenta de empleado con permisos limitados
· Un informe de fin de día y exportación de datos
Observe cuántos pasos toma cada tarea. Escucha las preguntas que hace tu personal. Compruebe si el billete es fácil de leer desde una estación de preparación ocupada. Lo más importante es averiguar quién asume la responsabilidad cuando el software y la impresora dejan de comunicarse.
Comience con esta lista de verificación de software de restaurante
El sistema resuelve un problema claramente definido.
· Se ajusta a su modelo de servicio y canales de pedido.
· Su personal puede aprender el flujo de trabajo básico.
· Las integraciones necesarias están disponibles y con precios.
· Los términos de procesamiento de pagos son claros.
• Sus datos pueden ser exportados.
El comportamiento offline ha sido probado.
El costo mensual completo está documentado.
· Se entienden los términos del contrato y la cancelación.
· Se confirma el recibo y el soporte de la impresora de cocina.
· Se ha probado el flujo de trabajo completo de orden a impresión.
· El soporte está disponible durante sus horas de funcionamiento.
Elija el software que facilita el cambio
El mejor software de restaurante no es el sistema con más módulos. Es el sistema que su equipo puede usar de manera fiable, su restaurante puede permitirse y su flujo de pedidos puede soportar.
Comience con el problema que más duele al cambio. Compra la pila mínima necesaria para arreglarla. Agrega el costo real. A continuación, pruebe el software, el POS, la red e impresoras como un flujo de trabajo.
Si el sistema crea más pasos manuales de los que elimina, probablemente no sea el sistema correcto.
Para una comparación de hardware estación por estación, consulte la guía de impresoras POS de restaurantes de HPRT.
Preguntas frecuentes sobre software de restaurante
¿Cuál es el mejor software para un restaurante pequeño?
No hay una mejor plataforma para cada restaurante. Una cafetería puede priorizar el pago rápido y la impresión sencilla de recibos. Un restaurante de entrega puede necesitar sincronización de menús, agregación de pedidos y boletos automáticos de cocina. Elija primero el flujo de trabajo y, a continuación, compare las plataformas.
¿Debería un pequeño restaurante elegir un sistema todo en uno?
Puede ser más fácil de implementar y soportar, especialmente sin personal de TI. Compruebe los términos de pago, los requisitos de hardware, la exportación de datos y el costo de los módulos adicionales antes de comprometerse con un proveedor.
¿Puede cualquier impresora de recibos térmicos trabajar con software de restaurante?
No. La compatibilidad puede depender del modelo exacto, sistema operativo, interfaz, controlador, lenguaje de comandos, firmware y la lista de dispositivos aprobados del proveedor de software.
¿Qué debo probar durante una demostración de software de restaurante?
Prueba un pedido completo con modificadores, pago, enrutamiento de cocina, impresión, reembolsos, interrupción de red e informes de fin de día. Incluya al personal de la casa, al personal de la cocina y a un gerente.
